La facturación electrónica, el factor clave para las empresas españolas en 2025

A partir de 2026 las empresas y autónomos españoles no solamente estarán obligadas a usar tres formas distintas para hacer llegar las facturas que emiten a sus clientes según sea el perfil de cada cliente (público, privado o extranjero, empresa en territorio foral, persona física), sino que además deberán realizar una operación adicional de comunicación de la información fiscal sobre cada una de las facturas que emiten en una de las siguientes modalidades: SII (Suministro Inmediato de Información), VeriFactu (Facturas Verificables) o NO-VeriFactu (A requerimiento de la AEAT). Esta operación de comunicación fiscal en el caso de VeriFactu y no VeriFactu no exime de la presentación de los modelos tradicionales 303, 340, 348, 390, es decir que es una operación más para las empresas.

La mera exposición anterior de las operaciones a las que el regulador pretende obligar a empresas y autónomos españoles para el envío de facturas y de los reportes fiscales pone de manifiesto la ineficiencia de los procesos diseñados desde el sector público para cumplir las normas en el mundo digital actual que obliga a la transformación y mejora en la eficiencia de las actividades rutinarias, pero si además lo comparamos con el modelo que Italia ha implementado desde 2019, los responsables públicos españoles deberían sonrojarse y las empresas mostrar colectivamente su desaprobación y reclamar procesos eficientes para poder ser más productivas.

El modelo italiano

El regulador italiano ha desplegado un sistema digital, denominado SdI (Sistema de Intercambio), para que clientes y proveedores intercambien todas las facturas electrónicas con independencia del tipo de cliente. El Sistema de Intercambio italiano es único para todo el país, público, gratuito y gestionado por su Agencia Tributaria. En el SdI las empresas entregan todas las facturas que emiten, recogen todas las que les envían sus proveedores, comprueban si le han aceptado y pagado las facturas emitidas y a su vez declaran la aceptación y el pago de las facturas recibidas. Además, como las facturas electrónicas completas residen en la sede de la Agencia Tributaria se han suprimido gran parte de los reportes fiscales y otros simplificados.

Polonia ha adoptado el modelo italiano para implementar su solución de facturación electrónica.

La mayoría de las pymes españolas no están preparadas para adoptar la factura electrónica

Iniciativa VIDA

Desde la Comisión Europea se ha impulsado la iniciativa VIDA (VAT in the Digital Age) “El IVA en la era digital” que a partir de 2028 obligará a todas las empresas europeas al envío de facturas en formato electrónico usando sintaxis normalizada según la norma EN 16931.

En el informe VIDA se plasman exactamente los aspectos en los que se fundamenta el sistema de intercambio italiano: punto único de intercambio de todas las facturas, gestión por parte de la Agencia Tributaria, supresión de los reportes fiscales, uso por parte de otras Agencia de la información contenida en las facturas para no reclamar a las empresas datos cuyo origen sea el contenido de la factura, y además otros aspectos relacionados con las plataformas de ecommerce a las que se les deriva la liquidación del IVA en las transacciones en las que intermedian.

La iniciativa VIDA define como objetivos la lucha contra el fraude fiscal en toda Europa, la reducción de la morosidad, la transparencia en las transacciones dentro del espacio comunitario y la adaptación a las nuevas modalidades de las transacciones en un mundo digital y globalizado.

El fracaso del Ministerio para la Transformación Digital

Cuando en nuestro país se creó un Ministerio para la Transformación Digital, los profesionales del sector tecnológico pensamos ingenuamente que habría una corriente de cambio “transformadora” que permitiría mejorar los servicios digitales que se ofrecen a los ciudadanos y empresas por parte del sector público, y que las leyes y nuevos reglamentos tendrían en cuenta las posibilidades que la tecnología ofrece para ser más eficientes y competitivos además de servir para el cumplimiento del objetivo de las normas.

Lamentablemente después de 18 meses, poco o nada ha cambiado en las propuestas legislativas

También esperábamos que el Ministerio de Transformación Digital participara en las fases previas a la elaboración de Leyes, Decretos y Órdenes Ministeriales con la visión transformadora e integradora que permitiera a los obligados a ello (empresas y ciudadanos) el cumplimiento normativo de manera más simple y eficiente. Lamentablemente después de 18 meses, poco o nada ha cambiado en las propuestas legislativas que, siendo loable el objetivo que pretender alcanzar, la forma de hacerlo resulta una carga adicional de ineficiencia y coste para los obligados al cumplimiento.

Que tengamos distintos ministerios con competencias específicas en cada uno parece lógico y razonable, pero no lo es cuando sobre un mismo objeto distintos ministerios legislan de manera completamente independiente y sin visión global del problema.

¿Alguien se imagina volver a los tiempos pasados cuando un cliente se ponía en contacto con un empresa proveedora para hacer una reclamación y la respuesta era que “eso no es de este departamento y tiene que llamar a…”? Afortunadamente el sector privado ha implementado herramientas digitales (CRM) para poder responder a cada cliente en la modalidad uno-a-uno y por tanto con sensación de reciprocidad.

Lamentablemente, en 2025 las empresas españolas y sus autónomos tendremos que dedicar un esfuerzo adicional y poco productivo al cumplimiento de dos normativas diferentes sobre un mismo objeto: la facturación electrónica obligatoria entre empresas (B2B) y el reporte fiscal de parte del contenido de esas mismas facturas, todo ello derivado de la falta de visión global de comunicación entre los dos ministerios responsables: Hacienda y Economía. ¿Recuerdan el modelo italiano descrito anteriormente?

El Gobierno crea MiFacturae, para la creación de facturas electrónicas

Para reflexión del lector es necesario reseñar que la emisión de facturas (facturación) es uno de los procesos de la cadena de aprovisionamiento entre proveedores y clientes con acciones documentadas y evidenciadas en: ofertas, pedidos, entregas (albaranes), facturación, contabilización y posteriormente la rendición de cuentas a accionistas, financiadores, entidades bancarias, patronatos, etc. y también generar las declaraciones de impuestos a AEAT.

El documento factura debe servir fundamentalmente para que proveedor y cliente establezcan fehacientemente el detalle de los productos o servicios intercambiados que obliguen a su pago, y además, para el cumplimiento normativo legal sobre los datos semánticos que debe contener: quién emite la factura, a quién se la emite, la fecha de emisión, la fecha de operaciones, los importes de las bases, tipos de IVA, cuotas etc.

Una parte del contenido de cada una de las facturas intercambiadas debe presentarse a la AEAT como reporte fiscal obligatorio, así que si el Ministerio de Economía obliga a las empresas a entregar todas las facturas que emiten a una plataforma pública gestionada por la Agencia Tributaria (SPFE), parece razonable que no se les debería solicitar ningún reporte fiscal adicional porque los datos ya estarían en su poder al ser parte de las facturas. No solicitar a un contribuyente datos que ya obran en poder de la Administración es un derecho que parece que olvidamos.

La obligatoriedad de realizar la facturación electrónica entre empresas y autónomos (B2B) viene motivada por la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas promovida por el Ministerio de Economía para reducir la morosidad entre empresas y como se ha indicado la forma de hacerlo va a ser a través de la plataforma denominada Servicio Público de Facturación Electrónica.

Hay que recordar también que desde 2014 los proveedores del sector público ya están obligados a enviar sus facturas (B2G) en formato electrónico (Facturae) a la plataforma pública FACE o alguna de las alternativas permitidas Duero, e-Fact, etc. de distintos organismos públicos.

Óscar López, la transformación digital en el olvido

Resulta sorprendente que una empresa para hacer el envío de las facturas electrónicas en formato (Facturae) tengan que usar dos plataformas públicas distintas, con llamadas diferenciadas, para su entrega por el simple motivo de que son clientes públicos o privados. Además, esta forma de proceder no se alinea con las recomendaciones de la Comisión Europea que ha resaltado que “la distinción entre los enfoques B2G y B2B plantea dificultades a los usuarios finales de los Estados miembros. Esto es evidente en el desarrollo de plataformas separadas por parte de los gobiernos para la facturación electrónica B2G y B2B, lo que crea una complejidad innecesaria para las empresas obligadas a utilizar ambas”.

Para complicar aún más la operatoria de las empresas españolas ubicadas en territorio fiscal común, la forma de facturar a las empresas ubicadas en País Vasco o Navarra, a las empresas extranjeras o a clientes nominativos como personas físicas (B2C), deberán hacerlo a través de la modalidad tradicional de envíos e-mail con las facturas adjuntas en formato pdf. Esto demuestra una absoluta falta de visión global de lo que representa el despliegue de la factura electrónica en un país, que debería exigir a las empresas la emisión uniforme de facturas para todo tipo de clientes -B2G, B2B, B2C- así como su recepción.

Que una empresa española tenga que usar 3 formas distintas para entregar las facturas distintas según el tipo de cliente es sin duda algo que el Ministerio de Transformación Digital debería analizar

Que una empresa española tenga que usar 3 formas distintas para entregar las facturas distintas según el tipo de cliente es sin duda algo que el Ministerio de Transformación Digital debería analizar, no solo para reconducir este despropósito, sino además porque la Comisión Europea tiene prevista inicialmente para 2028, la facturación obligatoria entre empresas pertenecientes a los estados miembros de la UE.

Además, otro de los aspectos a tener en cuenta es que el formato actual para la factura electrónica propuesto en España (Facturae) deberá ser adaptado a la norma europea y que ha sido normalizada también en España hace varios años.

La norma europea sobre facturación electrónica aborda eficazmente la interoperabilidad tanto en el nivel semántico como en el jurídico, está compuesta por las normas EN 16931-1 y TS 16931-2, especifica el modelo de datos semánticos y las sintaxis obligatorias, lo que garantiza un intercambio fluido de facturas electrónicas en diferentes sistemas. Esto se alinea bien con el Marco Europeo de Interoperabilidad (FEI).

Dado que la norma EN-16931 solo permite el uso de sintaxis UBL o CII, el uso del formato Facturae puede entenderse como transitorio para converger cuanto antes a esos formatos estandarizados UBL y CII.

Desde CONETIC (Confederación Española de empresas TIC) venimos reclamando desde el año 2022 que la normativa sobre facturación electrónica y reporte fiscal debe estar en consonancia con las propuestas de la Comisión Europea. El modelo desplegado por Italia, SdI, para la facturación electrónica, B2G, B2B, B2C a través de una única plataforma pública y gratuita que implica también la simplificación de la declaración fiscal, es un buen ejemplo por lo que también exigimos uno similar para las empresas españolas.

Autor: Vicente Alciturri, vicepresidente segundo CONETIC